Программа добавлена в заказ.
Для отправки заявки перейдите в раздел

ЗАКАЗ

После выбора нужных позиций, Вам необходимо
перейти на форму оформления заказа, где Вам
будет предложен выбор способа оплаты.

Спасибо!
За Вашим электронным адресом закреплена скидка 10%.
 



 
3 главных реестра учета документов


Делопроизводство затрагивает процессы формирования документов и последующей работы с ними  в рамках регламентов организации. Можно выделить три ключевых назначения делопроизводства:

  • Составление, оформление и согласование документов;
  • Движение и контроль исполнения документов;
  • Систематизация хранения документов и связанной с ними  информации.

Перечисленные выше цели делопроизводства тесно связаны с формированием различных табличных форм (реестров и журналов), среди которых можно выделить следующие:

  • Реестр внутренних документов;
  • Реестр входящей и исходящей корреспонденции;
  • Прочие реестры документов в зависимости от вида отчетности.

Ниже в статье опишем подробнее указанные виды реестров.



РЕЕСТР ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ 

Внутренние документы необходимы для регулирования административных (управленческих) вопросов повседневной деятельности любой организации. Данные документы обеспечивают контроль и исполнение управленческих решений. 
Понятие «внутренние документы» может включать в себя служебные бумаги для внутреннего использования в рамках организации. Данный тип документов не регламентируется законодательством, так как они не выходят за пределы подготовившей их организации.

Внутренние документы играют важную роль в документационном обеспечении управленческих процессов. Они выступают регуляторами внутренней жизни любого учреждения наравне с законодательными и правовыми актами. Необходимость разработки некоторых внутренних актов устанавливается действующим законодательством.


Виды внутренних документов

В зависимости от назначения и содержания, внутренние документы можно условно распределить на следующие виды (категории): 

  • Организационно-правовые. Предназначены для формирования правовой базы компании. К ним могут относится Устав, штатное расписание, регламент, должностные инструкции и т.п.
  • Распорядительные. Необходимы для оформления управленческих решений, например в виде приказов по основной деятельности и личному составу.
  • Информационно-справочные. К таким документам можно отнести служебные записки, заявления, протоколы и заключения.
  • Договоры и заявки.  Необходимы для формирования отношений между контрагентами (физическими или юридическими лицами).
  • Служебные-бумаги по основной деятельности. Необходимы для регулирования текущей деятельности организации. К данным документам относятся лицензии, разрешения, допуски, свидетельства и уведомления.
  • Финансово-бухгалтерские. Необходимы для различных видов отчетности (налоговой, бухгалтерской, статистической, финансовой).
  • По трудовым отношениям. Данные документы регламентируют права и обязанности работников и работодателя. Это могут быть трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки и т.п.
  • Личные. Формируются в индивидуальном порядке со стороны сотрудников. К таким документам можно отнести доверенности, расписки, резюме.

Регистрация внутренних документов

Так как внутренние документы регламентируют деятельность организации, то необходимо вести учет и регистрацию подобных документов. На практике регистрация внутренних документов ведется децентрализовано в соответствии с отделами, где эти документы оформляются. Это может быть бухгалтерская документация, бумаги кадрового отдела или канцелярии. 

Ключевым преимуществомбудет применение специальных программных решений для организации единого электронного архива документов с быстрым поиском необходимой сведений и файлов, относящихся к внутренней документации.

Наиболее эффективным способом учета документов является применение табличных форм в виде реестров (журналов), для фиксации сведений по каждому виду внутренних документов. С целью упрощения поиска рекомендуется вести отдельные реестры для каждого вида внутренних документов, например, журнал регистрации: дополнительных соглашений, приказов по основной деятельности, служебных записок и т.д.

Минимальных набор атрибутов (столбцов реестра документов) может включать следующие сведения:

  • Порядковый номер;
  • Номер документа;
  • Дата регистрации;
  • Предмет (содержание) документа;
  • Инициатор;
  • Исполнитель;
  • Текущий статус документа;
  • Ссылка на файлы по документу (например сканы, word, excel и т.п).

В зависимости от вида деятельности организации реестр документов может быть дополнен сведениями, отражающими определенную специфику. Например, для управляющей организации может существовать вид документа «заявка» с полями (атрибутами) «ФИО заказчика» и «адрес», для фиксации информации от кого получена заявка и по какому адресу ее исполнить.

 


РЕЕСТР ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Все организации постоянно обмениваются деловыми письмами (корреспонденцией) со своими контрагентами (партнерами) и различными государственными инстанциями и ведомствами. Количество входящих и исходящих писем может исчисляться сотнями и тысячами.  Для учета  и регистрации корреспонденции применяются журналы (реестры) входящей и исходящей документации. Это позволяет систематизировать учет  и организовать быстрый поиск необходимых сведений по деловым письмам.

Ключевые преимущества ведения единых реестров корреспонденции:

  • учет, порядок и сохранность деловой переписки;
  • быстрый поиск;
  • распределение полученных писем и распоряжений между исполнителями;
  • контроль статусов исполнения, если корреспонденция относится к исполнительным документам;

Строгой табличной формы для подобного реестра не существует. Каждая организация самостоятельно принимает решение, в каком виде фиксировать сведения.


Существует три варианта ведения единого реестра входящей и исходящей корреспонденции:

  • Бумажный вид;
  • Файлы Word или Excel;
  • Специальные программные решения;

Преимущества применения программного обеспечения следующие:

  • удобство систематизации в виде электронных карточек документов
  • быстрый поиск по любым параметрам (дате, ключевым словам, отправителю, адресату и т. д.).
  • построение сложных отчетов по различным фильтрам и сортировкам
  • многопользовательский сетевой доступ к единой электронному архиву корреспонденции.

На практике для регистрации отправленных и поступивших деловых писем ведут два реестра:

  • реестр исходящей корреспонденции;
  • реестр входящей корреспонденции.


К ключевым параметрам (столбцам) обоих реестров можно отнести:

  • порядковый номер;
  • регистрационный номер и дата;
  • адресат или получатель (контрагенты и ФИО сотрудников);
  • исполнитель;
  • наличие примечаний и прочих признаков и пометок;
  • ссылка на файлы (например сканы, word, excel и т.п).
  • дату поступления или отправки;
  • исполнитель (ФИО и должность сотрудника);
  • содержание (предмет) письма;
  • срок (дата) исполнения документа;
  • способ доставки корреспонденции;
  • резолюция директора;
  • прочие сведения, отражающие специфику переписки с контрагентом или государственным органом (инстанцией).



 
ПРОЧИЕ РЕЕСТРЫ ДОКУМЕНТОВ В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ВИДА ОТЧЕТНОСТИ

Помимо реестров внутренних и внешних документов (корреспонденции), каждая организация в рамках своей сферы деятельности сталкивается с составлением различной отчетности в виде разнообразных табличных форм. Формирование большого количества отчетов находится в компетенции бухгалтеров. Но на практике, в зависимости от целей и содержания, отчеты также могут формировать финансисты, экономисты, менеджеры, специалисты по закупкам, кадровики, специалисты по охране труда, делопроизводители и т.д.

Отчетность можно объединить в группы: 

  • По видам (бухгалтерская (финансовая), налоговая, кадровая, управленческая, статистическая, оперативная отчетность);
  • По назначению (для внутреннего или внешнего использования);
  • По срокам представления (например, сроки внутренних отчетов устанавливаются руководителями, а сроки внешних отчетов строго регламентируются законами);
  • По степени обобщения данных (два вида: «первичная отчетность» – в рамках одной организации, а «консолидированная отчетность» в рамках группы компаний, например  холдинг);
  • По способу представления (бумажный вид или электронный формат).










Все обзоры







Обзоры
Новости








ДокПартнер – удобная программа для учета документов и корреспонденции. Программа позволяет:

- вести учет документов (приказов, распоряжений и т.п.)
- вести учет входящей/исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.п.)
- формировать наглядные и полезные отчеты.


С помощью программы Вы сможете назначать список ответственных за согласование документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о согласовании. Программа предназначена всем, чья работа связана с документами и кто желает упростить учет и контроль документов и корреспонденции