Каждый руководитель или специалист, ежедневно работающий с документами, обладает собственным уникальным опытом работы.  Ключевым вопросом учета документов является «как повысить эффективность делопроизводства ?».

Прежде всего, необходимо проанализировать наработанные правила и регламенты, говоря простым языком «разложить все по полкам». Подобный анализ позволит выявить приоритетные рабочие процессы, которые в первую очередь нужно автоматизировать  и упростить их выполнение.

Программа «ДокПартнер» содержит множество полезных возможностей для облегчения работы с документами (включая корреспонденцию) и контроля их исполнения. Функционал программы будет полезен как одному пользователю (локальное применение), так и целому отделу, с распределением прав доступа между разными сотрудниками (включая возможности контроля для руководителей).

Можно выработать собственные сценарии применения программы «ДокПартнер» исходя из специфики работы с внутренними документами и корреспонденцией. Один из подходов для поиска ответа на вопрос «как использовать программу» включает в себя выбор из 3-х вариантов применения программы:

• Базовый сценарий применения;
• Комплексный сценарий применения;
• Максимальный сценарий применения.

Данное разделение условное и может рассматриваться как ориентир для поэтапного внедрения программы в организации.

БАЗОВЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

На базовом уровне применения программы  можно начать хранить основную информацию и все внешние файлы по внутренним документам и корреспонденции в удобном интерфейсе т.н. «карточки документа» с возможностью быстрого поиска нужной информации. К таким файлам могут относиться приказы, распоряжения, деловые письма, уведомления, договоры, реквизиты, коммерческие предложения, первичная документация, сканы прочих документов и т.п., которые формируются в процессе работы с документами. Форматы файлов  (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.) не имеют ограничений.

Учитывая простой и удобный интерфейс программы «ДокПартнер», при «базовом сценарии» применения пользователь может быстро сформировать единый электронный архив рабочих файлов, привязанных к документам. В дальнейшем это позволит получить следующие преимущества:

• Безопасное хранение файлов в одной программе, которую можно переносить между компьютерами и периодически резервировать. Если сравнить это с хранением множества файлов в десятках и сотнях папок, то не трудно подсчитать время, затраченное на поиск информации или создание актуального единого резервного архива
• Быстрый поиск нужной информации по документам и письмам. Не трудно подсчитать время, потраченное на поиск информации в удобном интерфейсе одной программы или на поиск информации среди десятков или сотен папок, которые содержат множество файлов по документам (Excel, Word, PDF, JPG и т.п.)

КОМПЛЕКСНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

В дополнение к формированию единого электронного архива базовых сведений по документам, на практике, часто возникает потребность также вести контроль исполнения распоряжений, приказов, прочих типов внутренних документов и деловых писем (корреспонденции) .

Программа «ДокПартнер» включает в себя контроль ключевых дат и статуса документам или письма, к таким сведениям относятся:

• Дата регистрации;
• Дата отправки и дата получения письма (корреспонденции);
• Дата получения исполнителем внутреннего документа;
• Дата исполнения;
• Дата введения в действие;
• Дата публикации;
• Статус исполнения (исполнен, в процессе, не исполнен);
• Прочие статусы и даты, назначаемые пользователем в зависимости от специфики документа.

МАКСИМАЛЬНЫЙ СЦЕНАРИЙ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОГРАММЫ

Учет документов является одним из ключевых рабочих процессов любой организации, вне зависимости от того, существует отдельный отдел по работе с документами или один сотрудник (возможно, сам руководитель) ведет делопроизводство.

В современных реалиях конкуренции и требований к эффективности учета документов, уже не достаточно просто хранить базовые сведения и вложенные файлы. В дополнение к ведению единого электронного архива с быстрым поиском, ключевым преимуществом будет применение программных решений для учета документов и корреспонденции со следующими возможностями:

• Многопользовательский сетевой режим работы с разными правами доступа к единой базе даннных
• Согласование документов между сотрудниками;
• Возможность автоматической загрузки сведений по документам в реестр программы из внешних таблиц Excel или папок с файлами в среде Windows;
• Календарь произвольных задач (органайзер);
• Возможность рассылки уведомлений по документам по электронной почте связанных с документом сотрудников;
• Контроль движения документов и учет писем (канцелярия и секретарит);
• Настройка «карточки документа/письма» под различную специфику, путем формирования собственных полей для хранения сведений по документу (письму);
• Формирование реестров документов и отчетов по различным условиям (фильтрам) и с различными столбцами (атрибутами).  Возможность выгрузки данных отчетов и реестров во внешние файлы Excel;
• Автоматическое формирование шаблонов документов с подстановкой полей (сведений) из «карточки документа»;
• Автоматическое формирование конвертов различных форматов, с автоматическим заполнением разделов по отправителю и получателю.

Программа «ДокПартнер» включает в себя весь набор вышеперечисленных возможностей в едином удобном интерфейсе. Данные возможности вместе с «базовым» и «комплексным» сценарием можно отнести к «максимальному сценарию» применения программы «ДокПартнер».

ИТОГ

Приведенные выше примеры сценариев применения программы «ДокПартнер» являются условными. Четкой «границы» между ними нет. Каждый руководитель или соответствующий специалист может самостоятельно проанализировать существующие процессы при работе с документами и корреспонденцией, чтобы принять решение о  том, какие задачи более приоритетные для внедрения программного решения. 

Возможно, в одном случае необходимо поэтапное внедрение программы. Но иногда необходимы «революционные» подходы, когда требуется быстрое внедрение всех возможностей программы для учета документов.