ДокПартнер 2012. Программа для учета документов и корреспонденции. ООО "РОСТ-ПРО"

Программа добавлена в заказ

Для отправки заявки перейдите в раздел ЗАКАЗ

ДокПартнер 2012

тел (383) 299 93 22, 219 02 82

info@docpartner.ru

Учет документов, Учет корреспонденции, программа для учета документов

ДокПартнер 2012: программа для учета документов и корреспонденции

Автоматизация учета корреспонденции и внутренних документов. Удобная программа, которая позволяет:

- вести учет внутренних документов (приказов, распоряжений и т.п.)

- вести учет входящей/исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.п.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о согласовании

- формировать наглядные и полезные отчеты

скачать купить обновить разработчик

ДокПартнер 2012 программа для работы с документами.

Возможности:

- формирование реестра документов (приказов, распоряжений и т.д.)

- формирование реестра входящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.)

- формирование реестра исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.п.)

- возможность назначить по любому документу список лиц, ответственных за согласование документа с последующим отслеживанием статуса и уведомлением о дате согласования

- возможность привязать к любому документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.).

- формирование справочников по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители).

- формирование отчетов по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции.

- поиск необходимого документа по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.).

- возможность резервирования рабочей базы данных.

- возможность многопользовательского сетевого режима работы с общей базой данных документов по сети

- возможность назначить различные права доступа к программе для пользователей

- все документы , вводимые в базу данных программы, распределяются по папкам, которые Вы создаете сами. Это позволяет организовать наглядную, структурированную иерархию

Работа с внутренними документами

Вкладка "Внутренние документы" содержит список произвольных документов, которые Вы вносите в программу. Вы можете распределять документы по различным папкам, и осуществлять поиск необходимого документа.

Для создания нового документа нажмите кнопку "Создать" на главной форме и ввведите номер документа в открывшемся окне

Далее Вы попадаете на форму редактирования документа.

Вкладка по основным параметрам (см. ниже)

Вкладка по файлам, которые Вы можете привязать для любого документа (количество файлов и их форматы не ограничены, это могут быть отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.)

На вкладке "Прочее" Вы можете добавить произвольные параметры по документу.

Входящая корреспонденция

Вкладка "Входящие" содержит список входящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.), которую Вы можете распределить по папкам.

Далее Вы попадаете на форму редактирования документа.

Вкладка по основным параметрам (см. ниже)

На вкладке "Отправитель и Получатель" Вы можете ввести информацию об отправителе документа и получателе (адресате).

На вкладке "Согласования" Вы можете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования.

На вкладке "Прочее" Вы можете добавить произвольные параметры по документу

Исходящая корреспонденция

Вкладка "Исходящие" содержит список исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.), которую Вы можете распределить по папкам.

Все действия по работе с исходящей корреспонденцией аналогичны работе с входящей корреспонденцией (см. описание выше).

Согласование корреспонденции

Программа позволяет контролировать согласования входящей (исходящей) корреспонденции, если этого требует суть документа. Например : один из Ваших партнеров прислал запрос по факсу на согласования некоторых пунктов договора. Если в Вашей организации согласование договора проходит через нескольких ответственных лиц (директор, юрист и бухгалтер), то Вы можете назначить этих ответственных сотрудников в программе с указанием даты, когда им необходимо согласовать данный факс.

Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования.

Нажав кнопку "Согласовать" Вы определяете дату, до которой сотрудник должен расмотреть и согласовать документ.

Для того чтобы контролировать корреспонденцию, которая требует согласования, Вы можете перейти на вкладку "Согласования". Данная вкладка разделена двумя рабочими зонами :

- Верхняя зона показывает список корреспонденции

- Нижняя зона показывает с список согласователей по выбранному документу

Работа с отчетами

На вкладке "Отчёты" Вы можете генерировать различные полезные отчёты с дальнейшим экспортом (MS Excel, HTML.). Список отчётов показан на рисунке ниже.

Отчет по корреспонденции показывает список введенных в базу данных документов, определенных как корреспонденция (входящая и исходящая). Вы можете фильтровать данный список по реквизитам :

- Вид корреспонденции (Все, Входящая или Исходящая)

- Тип документа, который определен Вами при внесении в базу данных (факс, почтовое письмо и т.д.)

- Период времени, в который был сформирован документ.

Данный отчет наглядно показывает корреспонденцию, которая требует согласования или уже согласована.

Журнал документов показывает список введенных в базу данных внутренних документов. Вы можете фильтровать данный список по реквизитам :

- Тип документа, который определен Вами при внесении в базу данных (приказ, распоряжение и т.д.)

- Период времени, в который был сформирован документ.

Справочники и настройки

Данная вкладка содержит следующие инструменты :

- Редактро справочников

- Редактор по работе с пользователями. Вы можете добавлять (изменять, удалять) пользователей и назначать им различные права доступа.

- Администратор базы данных (резервирование и восстановление базы данных)

Сетевая работа

Программа позволяет работать с общей базой данных в многопользовательском режиме, т.е. работать с одной базой данных нескольким пользователям одновременно по сети. Каждый пользователь может обладать своими правами доступа. Внимание: данный режим доступен в полной версии программы

Для организации многопользовательского режима работы необходимо :

- Определить компьютер, на котором будет располагаться общая база данных . На данном компьютере устанавливается программа-сервер

- определить компьютеры на которых будут сетевые пользователи. На данных компьютерах устанавливается программа-клиент, в настройках которой прописывается путь к компьютеру с программой-сервером